○東大和市職員の勤務管理等の庶務事務に係る事務処理規則

令和7年6月30日

規則第32号

(趣旨)

第1条 この規則は、職員の勤務管理、各種手当及び休暇等に係る申請等、指定等及び承認等に関する一連の事務を庶務事務システム及び出退勤システムを利用して行う場合の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 申請等 申請、届出、報告等をいう。

(2) 指定等 指定、振替、命令等をいう。

(3) 承認等 承認、決裁、認定等をいう。

(4) 庶務事務 申請等、指定等及び承認等に関する一連の事務をいう。

(5) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。

(6) 庶務事務システム 職員の勤務管理、各種手当及び休暇等に係る庶務事務の処理並びに当該処理に係る情報の総合的な管理等を行う電子情報処理組織をいう。

(7) 出退勤システム 職員の勤務状況に係る情報を庶務事務システムに記録するための電子情報処理組織をいう。

(庶務事務システムによる申請等)

第3条 申請等及び指定等のうち別表左欄に掲げる規則等(規則及び訓令をいう。以下同じ。)の規定において同表右欄に掲げる書面等により行うことが規定されているものについては、当該規則等の規定にかかわらず、庶務事務システムを使用する方法により行うことができる。

2 前項に定めるもののほか、市長が別に定める申請等及び指定等は、庶務事務システムを使用して行うことができる。

3 前2項の規定により行う申請等及び指定等に際して、規則等の規定により当該申請等及び指定等を書面等により行うときに併せて提出すべきこととされている書面等の提出については、当該規則等の規定にかかわらず、市長が別に定める方法により、庶務事務システムを用いて行うことができる。ただし、当該併せて提出すべきこととされている書面等のうちにその原本を確認する必要があるものがあると市長が認める場合には、この限りでない。

4 第1項及び第2項の規定により行われた申請等及び指定等並びに前項の規定により行われた書面等の提出については、当該申請等及び指定等に関する他の規則等に規定する方法により行われたものとみなして、当該規則等その他の当該申請等及び指定等に関する規則等の規定を適用する。

(庶務事務システムによる入力等)

第4条 庶務事務システムから申請等及び指定等を行おうとする者は、職員番号及び暗証番号を入力して行うものとする。

2 前項の規定による申請等及び指定等を行おうとする者は、当該申請等及び指定等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項その他市長が必要と認める事項を、市長の定めるところにより、当該申請等及び指定等をする者の使用に係る電子計算機から入力して、申請等及び指定等を行わなければならない。

(承認等の方法)

第5条 第3条第1項及び第2項の申請等に係る庶務事務システムにおける承認等の方法については、東大和市文書管理規則(平成16年規則第15号)第3条第2項並びに東大和市事務決裁規程(昭和51年訓令甲第6号)第3条の2及び第6条の規定にかかわらず、承認等をした旨を電子的に表示し、記録する方法により行うことができる。

(出退勤システムによる出退勤の記録)

第6条 職員は、出勤したとき、及び退庁するとき、又は出張するとき、及び帰庁したときは、東大和市職員服務規程(昭和55年訓令甲第9号)第2条第1項及び第2項の規定にかかわらず、庶務事務システム及び出退勤システム(以下これらを「庶務事務システム等」という。)を使用し、出勤、退庁、出張及び帰庁の記録をすることができる。

(電磁的記録の取扱いの方法)

第7条 庶務事務システム等における電磁的記録の取扱いについては、東大和市文書管理規則第4条第1項の規定にかかわらず、庶務事務システム等を用いて行うことができる。

(管理責任者)

第8条 庶務事務システム等の電磁的記録を厳正に管理するため、管理責任者を置き、人事担当課長をもって充てる。

(管理責任者の責務)

第9条 管理責任者は、庶務事務システム等の電磁的記録を適切に保存し、及び管理しなければならない。

(補則)

第10条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

この規則は、令和7年7月1日から施行する。

(令和7年9月26日規則第42号)

(施行期日)

1 この規則は、令和7年10月1日から施行する。

(令和8年2月27日規則第5号)

(施行期日)

1 この規則は、令和8年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。ただし、第3項及び第5項の規定は、同年3月1日から施行する。

(東大和市職員の勤務管理等の庶務事務に係る事務処理規則の一部改正に伴う経過措置)

5 前項の規定による改正後の東大和市職員の勤務管理等の庶務事務に係る事務処理規則(以下この項において「改正後の規則」という。)別表東大和市職員の勤務時間・休日・休暇等に関する条例施行規則(平成20年規則第49号)の項第4号及び第5号に掲げる書面等に係る申請等は、改正後の規則の規定の例により、施行日前においても行うことができる。

(令和8年3月27日規則第15号)

この規則は、令和8年4月1日から施行する。

別表(第3条関係)

申請等及び指定等に関する規則等

書面等

1 東大和市職員の通勤手当に関する規則(昭和33年規則第2号)

通勤届

2 東大和市任命権者が職員の給与の減額を免除することのできる場合の基準に関する規則(昭和40年規則第7号)

給与減額免除申請書

3 東大和市職員の住居手当に関する規則(昭和46年規則第10号)

住居届

4 東大和市職員の給与に関する条例施行規則(昭和51年規則第19号)

扶養親族(異動)

5 東大和市職員の旅費に関する条例施行規則(昭和51年規則第20号)

(1)出張命令票

(2)旅費請求書

6 東大和市職員の給与の口座振替に関する規則(平成2年規則第26号)

給与の口座振替依頼書及び変更等依頼書

7 東大和市職員の育児休業等に関する条例施行規則(平成4年規則第19号)

(1)育児休業承認請求書

(2)養育状況変更届

(3)部分休業申出書兼承認請求書

8 東大和市職員の特殊勤務手当支給規則(平成5年規則第14号)

特殊勤務実績報告書

9 東大和市職員の管理職員特別勤務手当支給規則(平成16年規則第36号)

管理職員特別勤務実績報告書

10 東大和市職員の勤務時間・休日・休暇等に関する条例施行規則(平成20年規則第49号)

(1)指定週休日指定簿兼取得確認簿

(2)休暇等決裁表

(3)深夜勤務制限・時間外勤務免除・時間外勤務制限請求書

(4)子育て部分休暇申出書兼承認請求書

(5)養育状況変更届

11 東大和市職員の時間外勤務等取扱要綱(昭和49年訓令甲第9号)

時間外勤務等命令簿

12 東大和市職員服務規程

(1)復命に係る文書

(2)身分事項(異動)届書

(3)欠勤届票

13 東大和市職務に専念する義務の免除の申請手続に関する規程(平成29年訓令第17号)

職務に専念する義務の免除申請書

東大和市職員の勤務管理等の庶務事務に係る事務処理規則

令和7年6月30日 規則第32号

(令和8年4月1日施行)