○東大和市物品管理規則

平成22年3月29日

規則第7号

東大和市物品管理規則(昭和51年規則第7号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 物品管理

第1節 出納(第13条―第15条)

第2節 保管(第16条・第17条)

第3節 供用(第18条―第21条)

第4節 その他の処理(第22条―第31条)

第5節 帳簿諸表(第32条・第33条)

第3章 事務引継(第34条)

第4章 検査(第35条―第40条)

第5章 監督・責任(第41条・第42条)

第6章 雑則(第43条)

附則

第1章 総則

(通則)

第1条 東大和市(以下「市」という。)の物品管理事務に関しては、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課長 前号に規定する課の長(議会事務局にあっては、議会事務局次長)をいう。

(3) 供用 物品をその用途に応じて職員に使用させることをいう。

(4) 所属換え 物品をその属する課又は出納員から他の課又は出納員に移すことをいう。

(5) 分類換え 物品をその属する分類から他の分類に移すことをいう。

(6) 組換え 物品をその属する区分から他の区分に移すことをいう。

(7) 備品管理システム 市の備品の管理に関する事務を処理するための電子計算組織を利用した情報処理システムをいう。

(年度区分)

第3条 物品の出納は、会計年度をもって区分しなければならない。

2 物品の出納に係る会計年度の所属区分は、その出納を執行した日の属する年度による。

(物品の分類)

第4条 物品は、その適正な供用を図るため、各会計区分に従い分類しなければならない。

(物品の区分等)

第5条 物品は、次に掲げる区分に従い、品名別に整理しなければならない。

(1) 備品

(2) 消耗品

(3) 材料品

(4) 動物

(5) 不用品

2 会計管理者は、前項第1号に規定する備品の品名を明らかにした備品分類表を備えておかなければならない。

(物品管理事務の指導統括)

第6条 物品管理に関する指導統括は、会計管理者が行う。

2 会計管理者は、物品管理事務に関して必要があると認めるときは、報告を徴し、又は調査することができる。

(物品の出納通知に関する事務の委任等)

第7条 市長は、課に属する物品の出納通知に関する事務を当該課の課長に委任する。

2 前項の規定により委任を受けた課長(以下「出納通知者」という。)は、物品の受入れ、払出し等のため、次条第1項に規定する出納員に対し申請又は通知をしようとするときは、分類、区分、品名及び数量並びに納品者、受領者、受入れの時期、理由等が適切であるか否かを確認しなければならない。

(物品出納員の設置)

第8条 会計管理者の権限に属する物品の出納又は保管に関する事務を行わせるため、別表左欄に掲げる課に物品出納員(以下「出納員」という。)を置く。

2 市長は、別表中欄に掲げる職にある者を、出納員として任命する。

3 市長は、出納員に事故がある場合は、物品出納員職務代理者(当該出納員の職務を代理する者をいう。)を任命することができる。

(会計管理者の事務の一部委任)

第9条 会計管理者は、出納員に別表右欄の事務を委任する。

(供用者の設置)

第10条 物品の供用に関する事務を行わせるため、課及び市立学校に供用者を置く。

2 供用者(市立学校の供用者を除く。)は、課長とする。

3 市立学校の供用者は、市立学校職員のうちから教育長が指定する。

4 市長又は教育長は、供用者に事故があるときは、他の職員を供用者に指定することができる。

(出納員の審査)

第11条 出納員は、出納通知者から物品の受入れ、払出し等のための申請又は通知を受けたときは、速やかにその内容を審査しなければならない。この場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該申請書又は通知書を出納通知者に返付しなければならない。

(1) 内容に過誤があるとき。

(2) 受入れ又は払出しの数量が適正でないとき。

(3) その他法令に違反しているとき。

(内容の訂正)

第12条 物品の出納、保管、供用その他の事項に関する帳簿その他の書類の記載事項は、改ざんすることができない。

2 物品の出納、保管、供用その他の事項に関する帳簿その他の書類の記載事項を訂正しようとするときは、2線を引き、その右側又は上位に正書して、訂正部分に訂正者の押印をしなければならない。

第2章 物品管理

第1節 出納

(物品の受入れ)

第13条 出納通知者は、物品の購入又は製造の請負に係る契約により納入された物品について、検査員による検査が完了したとき(検査員による検査を要しない契約については、履行の確認が完了したとき)は、出納員に物品の登録を申請しなければならない。

2 出納通知者は、次に掲げる物品の受入れをしようとするときは、物品の受領書と引換えに当該物品を受け入れ、速やかに出納員に物品の登録を申請しなければならない。

(1) 生産物

(2) 作業、製作、工事等により発見し、又は発生した物品で、市の所有に属する物品

(3) 贈与若しくは寄附又は交換により受け入れる物品

(4) 不動産の従物で公有財産に属さなくなったもの

(5) 拾得品で市の所有に属するもの

(備品の登録)

第14条 出納通知者は、前条の規定により受け入れる物品が備品であるときは、備品登録申請書を出納員に提出しなければならない。

2 出納通知者は、市長が特に指定した備品については、前項の備品登録申請書に「重要備品」の表示をしなければならない。

3 出納員は、第1項の規定による申請があったときは、当該備品を備品管理システムに登録し、併せて備品標示を作成し、当該備品標示を登録通知書とともに出納通知者に送付しなければならない。

(売払物品等の払出し)

第15条 出納通知者は、次に掲げる物品について払出しの決定があったときは、物品を払い出す旨を出納員に通知しなければならない。この場合において、出納員は、払出しを受ける者から受領書を徴したうえ、当該物品を交付しなければならない。

(1) 売払いを目的とする物品

(2) 贈与若しくは寄付又は交換のため払い出す物品

2 前項の規定にかかわらず、特別の必要があるときは、供用者が同項各号に掲げる物品の払出しを行うことができる。

3 第1項の規定は、前項の払出しの手続について準用する。

第2節 保管

(保管)

第16条 出納員は、その保管に係る物品について、常に良好な状態で供用し、又は処分することができるよう、適正に整理し、保管しなければならない。

(寄託)

第17条 物品は、その保管上特に必要があると認められるときは、出納員(当該物品の出納事務を担任する出納員以外の出納員を含む。次項において同じ。)又は市以外の者に物品を寄託することができる。

2 供用者は、前項の規定により出納員に物品を寄託しようとするときは、あらかじめ当該出納員と協議しなければならない。

3 前項の規定による協議により物品の寄託を決定したときは、供用者は所属の出納通知者を経て出納員に通知しなければならない。この場合において、当該通知を受けた出納員は、備品管理システム等において必要な処理を行い、その旨を出納通知者に通知しなければならない。

4 供用者は、第1項の規定により物品を市以外の者に寄託しようとするときは、あらかじめ会計管理者及び財産担当課長と協議しなければならない。

5 前項の規定による協議により物品の寄託を決定したときは、供用者は、所属の出納通知者を経て出納員に通知しなければならない。この場合において、当該通知を受けた出納員は、寄託を受ける者から受領書を徴したうえ、物品を引き渡すとともに、第3項後段の規定に準じて必要な処理を行わなければならない。

6 寄託物品の返還の手続については、第3項又は前項の規定を準用する。

7 出納員が保管する物品の寄託の手続については、第2項から前項までの規定を準用する。

第3節 供用

(供用)

第18条 供用者は、物品を職員の供用に付するときは、当該物品を使用する職員を特定しなければならない。ただし、消耗品及び材料品については、この限りでない。

(回収及び返納)

第19条 供用者は、物品を使用する必要がなくなったとき、又は物品が使用に堪えなくなったときは、直ちに当該物品を回収しなければならない。

2 供用者は、前項の規定により物品を回収したときは、他の職員に使用させる場合を除き、当該物品及び返納申請書を、出納通知者を経て出納員に提出しなければならない。

3 返納申請書の提出を受けた出納員は、直ちに備品管理システム等において必要な処理を行い、その旨を出納通知者に通知しなければならない。

(使用不適品の措置)

第20条 使用者は、使用中の物品のうち修繕又は改造を要するものがあるときは、供用者に報告しなければならない。

2 供用者は、前項の規定による報告を受けたときは、直ちに当該物品に必要な措置を講じなければならない。

(供用備品等の整理)

第21条 供用者は、備品の使用状況を把握するため、備品管理システムにより品名別に数量を明らかにしておかなければならない。

2 供用者は、動物の管理状況を把握するため、適当と認められる方法により種類別に数量を明らかにしておかなければならない。

第4節 その他の処理

(所属換え)

第22条 供用者は、物品を効率的に使用するため必要があると認めるときは、関係課の供用者と協議のうえ、所属換えをすることができる。この場合においては、その旨を出納通知者を経て出納員に報告しなければならない。

(分類換え)

第23条 供用者は、物品を効率的に使用するため必要があると認めるときは、分類換えをすることができる。

2 前条後段の規定は、前項の規定による分類換えをする場合に準用する。

3 物品の他の会計への分類換えは、有償とする。ただし、特別の理由があるときは、市長の承認を得て無償とすることができる。

(組換え)

第24条 供用者は、供用する物品について、その本来の用途に供することができないと認めるとき、又は特別な事情があると認めるときは、他の区分に組換えをすることができる。

2 第22条後段の規定は、前項の規定による組換えをする場合に準用する。

(不用品の売却)

第25条 財産担当課長は、出納員の保管している不用品を適宜取りまとめ、売却に必要な手続をとらなければならない。ただし、次に掲げる物品は、この限りでない。

(1) 売却の価格が売却に要する費用を償えない物品

(2) 買受人のない物品

(3) 前2号に定めるもののほか、売却することが不適当と認められる物品

2 財産担当課長は、売却契約の締結があったときは、所属の出納通知者を経て直ちに出納員に通知しなければならない。この場合において、出納員は、契約の相手方から受領書を徴したうえ、当該不用品を引き渡さなければならない。

(不用品の廃棄)

第26条 財産担当課長は、出納員の保管している不用品のうち、前条第1項各号のいずれかに該当する物品を廃棄するときは、同条第2項の規定に準じて処理しなければならない。

(貸付け)

第27条 物品は、貸付けを目的とするものを除くほか貸し付けてはならない。ただし、事務又は事業に支障を及ぼさないものについては、他の課の供用者又は市以外の者に貸し付けることができる。

2 前項ただし書の規定により物品を貸し付ける場合における貸付期間は、特別の事情のない限り3箇月を超えることができない。

3 供用者は、他の課の供用者に物品を貸し付けようとするときは、あらかじめ当該課の供用者と協議しなければならない。

4 前項の規定による協議により物品の貸付けを決定したときは、貸し付ける課の供用者は、借り受ける課の供用者から、借受書を徴したうえ、物品を引き渡さなければならない。

5 供用者は、第1項の規定により物品を市以外の者に貸し付けようとするときは、あらかじめ会計管理者及び財産担当課長と協議しなければならない。

6 前項の規定による協議により、物品の貸付けを決定したときは、供用者は所属の出納通知者を経て出納員に通知しなければならない。この場合において、当該通知を受けた出納員は、物品を借り受ける者から借受書を徴したうえ、物品を引き渡すとともに、備品管理システム等において必要な処理を行い、その旨を出納通知者に通知しなければならない。

7 貸付物品の返還については、第4項又は前項の規定を準用する。

8 出納員が保管する物品の貸付けの手続については、第3項から前項までの規定を準用する。

(物品過不足の処理)

第28条 出納員は、物品の性質により必然的に過不足が生じたときは、調書によりその整理をし、その旨を会計管理者に報告するとともに出納通知者に通知しなければならない。

(残品の整理)

第29条 出納員は、年度末現在の保管物品については、その繰越しに係る出納通知があったものとみなして、翌年度の同一の分類に繰り越して整理しなければならない。

2 事業の終了等により使用しないこととなった物品については、所属換え、分類換え又は組換えをして、効率的に供用しなければならない。

(適用除外)

第30条 次に掲げる物品については、第2章の規定は、適用しない。

(1) 公印

(2) 消耗品

(3) 前2号に掲げるもののほか、会計管理者がその出納手続を省略することを適当と認めた物品

2 前項各号に掲げる物品の保管等については、第1号に掲げる公印については東大和市公印規則(昭和45年規則第16号)の規定により、その他の物品については善良な管理者の注意に基づき、当該物品を所管する課の課長が適正に行わなければならない。

(出納計算書)

第31条 出納員は、毎会計年度中における備品の増減及び毎会計年度末における備品の現在高について、備品出納計算書を作成し、翌年度5月末日までに会計管理者に報告しなければならない。

2 会計管理者は、前項の備品出納計算書に基づき速やかに備品総計算書を作成し、市長に提出しなければならない。

第5節 帳簿諸表

(出納員の帳簿)

第32条 出納員は、次に掲げる帳簿のうち必要なものを備えて整理しなければならない。ただし、備品については、備品管理システムに記録することにより整理することができる。

(1) 備品の出納がわかる帳簿

(2) 動物の出納がわかる帳簿

(3) 不用品の出納がわかる帳簿

(4) 備品のうち貸付又は寄託の対象となるものについては、貸付又は寄託の状況がわかる帳簿

2 帳簿は、毎年度作成しなければならない。

(帳簿記載上の注意)

第33条 帳簿への記載は、帳簿を備えている各出納員により行われなければならない。

2 帳簿の記載に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(1) 索引又は見出しを付けること。

(2) 各欄の記載事項及び金額は、さかのぼって記入しないこと。

(3) 毎月末に月計(2箇月以上にわたるときは、累計)を記入すること。ただし、帳簿の内容により、その必要がないものについては、この限りでない。

第3章 事務引継

(出納員及び供用者の事務引継)

第34条 出納員又は供用者に異動があった場合は、前任者は、原因発生の日から10日以内に、その事務を後任者に引き継がせなければならない。

2 前項の規定による引継ぎは、前任者及び後任者双方立会いのうえ、帳簿及び関係書類と物品とを照合して行わなければならない。

3 前任者及び後任者は、引継ぎが終了したときは、引継年月日及び引継完了の旨を帳簿の末尾に記入し、双方連署して会計管理者の検閲を受けたうえで、引継報告書を作成し、市長に提出しなければならない。

4 前任者が事故のため引継ぎをすることができないときは、市長の命じた職員が、前任者に代わり引継ぎの事務を処理しなければならない。

5 前各項の規定は、所管換えがあった場合に準用する。

第4章 検査

(自己検査)

第35条 市長は、必要があると認めるときは、所属の職員のうちから検査員を命じて、出納員、供用者その他の職員の取扱いに係る物品の出納に関するすべての事務について、検査を行わせることができる。

2 市長は、前項の規定による検査を実施するときは、所属の職員のうちから立会人を指定しなければならない。

(検査事項)

第36条 前条の規定による検査は、おおむね次に掲げる事項について行うものとする。

(1) 物品の出納事務に関すること。

(2) 物品の使用状況に関すること。

(3) 帳簿及び証拠書類の整理に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、市長の指示する事項

(検査の通知)

第37条 市長は、検査を実施しようとするときは、会計管理者に対し、検査通知書によりその日時、場所及び対象項目並びに検査員及び立会人の職氏名及び分担事項を通知しなければならない。

(検査済の表示)

第38条 検査員は、検査終了後、検査年月日、検査終了の旨及び職氏名を関係帳簿の末尾に記載して、これに押印しなければならない。この場合において、立会人は、職氏名を連記して、これに押印しなければならない。

(検査の報告)

第39条 検査員は、検査終了後10日以内に検査報告書を作成し、会計管理者を経て、市長に報告しなければならない。ただし、検査中特に重要な事項と認めるものがあるときは、直ちにそのてん末及び意見を記載した書面を提出しなければならない。

(会計管理者の調査)

第40条 会計管理者は、第6条第2項の規定により物品の調査をしようとするときは、所属の職員のうちから調査員を命じ、その日時、場所及び対象項目並びに調査員の職氏名を、あらかじめ調査をしようとする課の課長に通知しなければならない。

2 調査員は、調査終了後10日以内に調査報告書を作成し、会計管理者に報告しなければならない。ただし、調査中特に重要な事項と認めるものがあるときは、直ちにそのてん末及び意見を記載した書面を提出しなければならない。

3 会計管理者は、前項の規定により調査員から報告を受けたときは、その内容を関係課長に通知しなければならない。

第5章 監督・責任

(監督及び責任)

第41条 会計管理者は物品の管理事務について出納員を、市長は出納通知に関する事務について出納通知者を、課長は供用中の物品の使用状況について供用者、専用者及び共用責任者をそれぞれ監督しなければならない。

2 会計管理者、出納員、出納通知者、供用者、専用者及び共用責任者は、物品の取扱い及び保管について、善良な管理者の注意を怠ってはならない。

(亡失、損傷等の報告)

第42条 前条第2項に掲げる職員は、保管している物品について亡失、損傷その他の事故があったときは、直ちに事故報告書を作成し、関係課長の意見を付し、会計管理者を経て市長に提出しなければならない。

第6章 雑則

(補則)

第43条 この規則に定めるもののほか必要な様式その他の事項は、市長が別に定める。

1 この規則は、平成22年4月1日から施行する。

2 この規則の施行の際、現にされている改正前の東大和市物品管理規則の規定による申請、登録その他の行為は、改正後の東大和市物品管理規則の相当規定による申請、登録その他の行為とみなす。

(平成28年9月30日規則第42号)

この規則は、平成28年10月1日から施行する。

(平成29年3月29日規則第23号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

(令和4年3月23日規則第8号)

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第8条、第9条関係)

出納員を設置する課

担任事務

会計課

会計課長

他の出納員の担任事務に属さない物品の出納保管に関する事務

道路交通課

道路交通課長

東大和市自転車等放置防止等に関する条例第10条第3項の規定による市の所有に属する自転車等の出納保管に関する事務

教育総務課

教育総務課長

市立学校に属する物品の出納保管に関する事務

東大和市物品管理規則

平成22年3月29日 規則第7号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第8編 務/第1章
沿革情報
平成22年3月29日 規則第7号
平成28年9月30日 規則第42号
平成29年3月29日 規則第23号
令和4年3月23日 規則第8号