2　前項に規定する決裁方法は、別に定める事務の決裁に関する規程によるものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、起案文書により決定する暇がない場合は、起案文書以外の方法により決定することができる。この場合において、当該事案の決定後、処理経過を起案文書により報告しなければならない。

2　文書等は、正確及び迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるようにしなければならない。

2　文書取扱責任者は、課の各係長をもって充てる。ただし、主管課長が必要と認めるときは、その指名する職員をもってこれに充てることができる。

3　文書取扱責任者は、その所属する課における次に掲げる事務に従事する。

4　文書取扱責任者が、出張、休暇その他の理由により一時的に不在のときは、主管課長が指名する職員が、その事務に従事する。

5　主管課長は、その所管する課の職員のうちからファイル担当者を指名するものとする。

6　ファイル担当者は、文書取扱責任者を補佐するとともに、その所属する課の文書等の整理、保存及び保管並びに移換え及び引継ぎに関する事務に従事する。

2　発送する文書等には、市を表す「大」の文字、部及び課を表すこれらの頭文字並びに「発」の文字を合わせた記号を表示するとともに、各課別に一連の番号を付するものとする。

3　総務課長は、前2項の規定により難いと認めるときは、当該各項の記号(以下これらを「文書記号」という。)を別に定めることができる。

4　前3項の規定にかかわらず、軽易な文書等、定例的な文書等若しくは一時に大量に収受し、若しくは発送する文書等又は総務課長と協議して承認を受けた文書等については、文書記号並びに第1項及び第2項の一連の番号(以下これらを「文書番号」という。)を付さないことができる。

5　収受した文書等に基づいて発送する文書等には、その収受した文書等に付した文書記号及び文書番号を表示するものとする。

6　同一事件に関する文書等の文書記号及び文書番号は、原則として、完結するまでの間同一の文書記号及び文書番号を用い、必要に応じて文書番号に枝番を付するものとする。

7　文書番号は、暦年により管理する必要があるものを除き、毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日で終わる。

8　前項の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示等の文書等は、総務部総務課(以下「総務課」という。)(行政委員会、監査委員及び議会(以下「行政委員会等」という。)における規則、訓令、告示等の文書等については、行政委員会等の庶務担当課)においてそれぞれの種別ごとに暦年による一連の番号を付し、条例公布番号簿、規則公布番号簿、訓令番号簿又は告示・公示・公告番号簿に登録するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、一時に大量に受領しなければならない文書及び各課の窓口で受領する必要のある文書については、主管課において受領することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、受領印を押さずに配布することができる。

2　主管課長は、電子化の対象となった文書と電子化文書とを照合し、当該電子化文書に係る件名、収受年月日等を文書管理システムに入力し、登録するものとする。

3　主管課長は、電子化の対象となった文書を一定期間経過後廃棄するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、特別の事情があると認めるときは、光ディスク、磁気ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3　前2項の規定により受領した電磁的記録は、原則として、電子文書として収受するものとし、文書管理システムに文書の件名、収受年月日等の所要事項を入力し、登録するものとする。

2　主管課長は、その処理について上司の指示又は承認を受ける必要があると認める重要な文書等については、直接上司の指示又は承認を受けなければならない。

2　主管係長は、前条第1項の規定による指示が供覧文書の扱いに係るものであるときは、当該文書を閲覧に供するものとする。

2　主管課長は、第12条第1項ただし書の規定により電子化しない文書を起案文書に添える必要があると認めるときは、これを起案文書の別紙として回付することができる。

3　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

4　決裁区分は、別に定める事務の決裁に関する規程によるものとする。

2　軽易な事案に係る文書等を作成する場合は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　附属機関が発送する文書等を作成する場合は、その機関名及び代表者の職氏名を用いるものとする。

2　合議を求められた者は、直ちに内容を検討し、同意若しくは不同意を決定し、又は意見を付し、主管課長に回付するものとする。

3　前項の場合において、合議を求められた者は、合議に日数を要する場合は、その日数及び理由等を主管課長に通知するものとする。

2　条例、規則、訓令等の制定若しくは改廃に関する起案文書、告示等に関する起案文書又は市議会に提出する議案等に関する起案文書については、主管課において作成し、総務課長(告示等に関する起案文書にあっては、行政委員会等の庶務担当課長。次項において同じ。)の審査を受けなければならない。

3　総務課長は、審査の結果、文書等の内容を改める必要があると認めたときは、その旨を指示して起案担当者に回付するものとする。

2　前条第3項の規定は、前項の審査について準用する。

2　市長名又は行政委員会等名で発送する文書のうち主管課長の専決事案に係る文書(契約書、協定書その他これらに類する文書を除く。)又は軽易若しくは定例的な事務に係る文書に公印を押印する場合は、課専用印を使用することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、特に軽易な文書等については、「公印省略」の表示をして公印の押印を省略することができる。

4　第18条第1項ただし書の規定により市長名以外の職氏名で発送する文書は、当該職名に係る公印があるときは、当該公印を押印するものとする。ただし、特に軽易な文書等については、前項の規定に準じて公印の押印を省略することができる。

2　総務課長は、前項の規定による依頼を受けた文書を郵送しようとする場合は、原則として料金後納によるものとする。この場合においては、当該文書に料金後納郵便物差出票を添えて、郵便局に差し出さなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、前条ただし書の規定により主管課で直接郵送する場合は、郵便切手によることができる。この場合において、主管課長は、その受払状況を明確にしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。

2　主管課長は、電子文書以外の文書等を、原則として、文書等を保管するための書棚(以下「キャビネット」という。)に保管するものとする。この場合において、その収納の形態及び場所を文書管理システムに入力しなければならない。

3　ファイル担当者は、前2項の規定により保存し、又は保管している文書等を常時整理しておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書等については、キャビネット以外のものに収納することができる。この場合においては、その収納の形態及び場所を文書管理システムに入力しなければならない。

3　文書等の保管に当たっては、紛失、火災、盗難等に対する予防の措置を講ずるものとする。

2　ファイル担当者は、前項の移換えを、毎年度末に行うものとする。

2　主管課長は、前項の規定により文書等の引継ぎをしたときは、速やかに文書管理システムに保存場所を入力しなければならない。

2　前項の規定により保存する文書等は、所在位置を明確にし、いつでも貸出し及び閲覧ができるようにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長は、次の各号に掲げる文書等については、当該各号に定める期間を考慮して別に保存期間を定めることができる。この場合においては、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。

3　主管課長は、特に必要があると認めるときは、前2項の規定により定めた文書等の保存期間を変更することができる。この場合においては、前項後段の規定を準用する。

2　前項の規定にかかわらず、暦年により管理する必要がある文書等については、当該文書等の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2　前項の規定により貸出しを受けた主管課の職員は、貸出期間中、文書貸出カードを貸出しを受けた文書等の所在位置に置いておかなければならない。

3　貸出期間は、1週間以内とする。ただし、やむを得ない理由により貸出期間の延長を必要とするときは、総務課長の承認を受けるとともに保存文書貸出等簿に必要事項を記入しなければならない。

2　総務課長は、第33条第1項の規定により保存している文書等のうち保存期間が経過した文書等を、主管課長の確認を得た後、速やかに廃棄するものとする。この場合において、廃棄年月日を文書管理システムに入力しなければならない。

3　前2項の規定により消去し、又は廃棄しようとする文書等が秘密文書又は個人に関する情報が入力され、又は記載された文書等である場合は、外部に漏えいしないよう適切な方法で消去し、又は廃棄しなければならない。

2　前項の電子計算組織は、あらかじめ市長の指定を受けなければならない。

3　主管課長は、前項の規定により電子計算組織に電磁的記録を保存する場合は、当該電磁的記録の改ざん、漏えい等を防止する措置をとらなければならない。

4　主管課長は、電子計算組織に保存している電磁的記録の名称(相互に密接な関連性を有する電磁的記録がある場合は、これらを一体としてまとめたものの名称)、電子計算組織の設置場所等を文書管理システムに入力するものとする。

5　主管課長は、第1項の規定により電子計算組織に保存している電磁的記録について、常時使用する必要がなくなったと認めたときは、第34条及び第35条の規定により当該電磁的記録の保存期間を定め、当該電子計算組織により保存することができる。

6　主管課長は、電磁的記録のうち保存期間が経過した電磁的記録を速やかに消去するものとする。この場合においては、前条第1項後段及び第3項の規定を準用する。

2　秘密文書の指定を受けた文書等の全部又は一部を複写する場合は、複写の部数(当該複写した文書を配布する場合は、複写の部数及び配布先)を明確にして主管課長の許可を得なければならない。

3　前項の規定により複写した文書等については、「部外秘」等の表示をして、前2項の規定に準じて取り扱わなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、平成16年6月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現に東大和市文書管理規程を廃止する規程(平成16年訓令第23号)による廃止前の東大和市文書管理規程(平成5年訓令第15号。以下「旧規程」という。)の規定に基づきしている文書の保管、保存その他の行為は、この規則の相当規定に基づきしている文書の保管、保存その他の行為とみなす。

3　この規則の施行の際、旧規程の様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

2　この規則の施行の際改正前の東大和市文書管理規則第9号様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

1　この規則は、令和2年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。ただし、別表起案文書の部審査請求等に関するものの項の改正規定は、公布の日から施行する。

2　改正後の東大和市文書管理規則の規定は、施行日以後に作成された文書等について適用し、施行日前に作成された文書等であって施行日以後に市役所に到達したものについては、なお従前の例による。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(東大和市文書管理規則の一部改正に伴う経過措置)

5　暫定再任用短時間勤務職員は、第4条の規定による改正後の東大和市文書管理規則別表に規定する定年前再任用短時間勤務職員とみなす。

1　この規則は、令和6年1月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2　改正後の東大和市文書管理規則の規定は、施行日以後に収受又は作成された文書等について適用し、施行日前に収受又は作成された文書等については、なお従前の例による。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。