○東大和市立学校文書管理規程
平成14年3月22日
教委訓令第3号
(趣旨)
第1条 この規程は、東大和市立学校の管理運営に関する規則(昭和53年教委規則第4号)第13条の2の規定に基づき、小学校及び中学校(以下「学校」という。)の文書の管理について、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 校務に関係する文書及び郵送等による現金、有価証券、小包、小荷物等をいう。
(2) 完結文書 一定の手続に従って施行され、事案の処理を完結した文書をいう。
(3) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。
(4) 親展文書 名あて人自身で開封することが要求され、「親展」又はこれに類した表示がある文書をいう。
(5) 起案文書 事案の処理案を記載した文書をいう。
(6) 秘密文書 法令又は条例等の規定により、秘密扱いとされている文書及び事案の性質上秘密を要すると認められる文書をいう。
(7) 保管文書 未完結文書並びに完結文書のうち現年度及び前年度に属する文書で執務室において分散管理する文書をいう。
(8) 保存文書 2年度経過後の完結文書で所定の場所において集中管理する文書をいう。
(9) 移換え 現年度に属する文書の保管場所に収納している完結文書を前年度に属する文書の保管場所に移すことをいう。
(10) 引継ぎ 前年度に属する文書の保管場所に収納している完結文書を編さんした後文書保存箱に収納して、保存文書を集中管理する場所に移すことをいう。
(文書処理の原則)
第3条 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、文書事務が円滑かつ適正に処理されるようにしなければならない。
2 特定の個人が識別され、又は識別され得る文書の適切な管理に留意しなければならない。
3 文書は、校長の承諾を得ないで、学校外に持ち出し、又は複写してはならない。
4 文書の整理は、ファイリング・システムによるものとする。
(校長の職務)
第4条 校長は、その学校における文書事務を統括管理する。
(文書取扱主任及びファイル担当者の設置)
第5条 文書事務を円滑かつ適正に処理するため、学校に文書取扱主任及びファイル担当者を置き、校長が指定する職員をもって充てる。
(文書取扱主任の職務)
第6条 文書取扱主任は、校長の命を受け、次に掲げる文書事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、発送、保管等の文書管理に関すること。
(2) 起案文書(秘密文書を除く。)の審査に関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(4) 文書の移換え、引継ぎ、保存、整理及び編さんに関すること。
(5) ファイル担当者の指導に関すること。
(6) その他学校内の文書事務に関すること。
(ファイル担当者の職務)
第7条 ファイル担当者は、文書取扱主任を補佐し、次に掲げる文書事務を処理しなければならない。
(1) 文書が所定の保管場所に適切に収納されるよう常に点検し、及び整理すること。
(2) その他ファイリングに関すること。
(帳票等)
第8条 文書の取扱いに必要な主な帳票等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 収受文書件名簿(第1号様式) 収受した文書(以下「収受文書」という。)を登録し、常に収受文書の処理の状況を明らかにして、その適正な管理を行うため、処理の経過を記録するもの
(2) 発送文書件名簿(第2号様式) 発送した文書(以下「発送文書」という。)を登録し、常に発送文書の処理の状況を明らかにして、その適正な管理を行うため、処理の経過を記録するもの
(3) 親展文書等収受簿(第3号様式) 親展文書その他開封が不適当又は開封不要と認められる文書(以下「親展文書等」という。)及び現金、有価証券等(定額小為替証書を除く。以下「現金等」という。)を登録するもの
(4) ファイル基準表(第4号様式) 文書の所在位置を表示するとともに、保管文書の引継ぎをする場合に使用するもの
(5) 回議用紙(第5号様式) 事案を処理する場合に使用するもの
(6) 文書処理カード(第6号様式) 収受文書について校長若しくは専決の権限を有する副校長(以下「決裁責任者」という。)の閲覧に供する場合若しくは決裁責任者が担当者の事務処理を容易にするため指示事項を記入する場合又は定例的若しくは軽易な事案を処理する場合に使用するもの
(7) 収受日付印(第7号様式) 文書を収受する場合に押印するもの
(文書分類・保存年限表)
第9条 文書は、分類し、整理し、及び保管し、又は保存するものとする。
2 文書の分類及び保存は、教育長が別に定める文書分類・保存年限表に定めるところによる。
3 教育長は、文書分類・保存年限表について必要な調査を行うとともに、必要に応じて修正し、文書の分類及び保存の適正化を図らなければならない。
(収発番号等)
第10条 文書を収受し、又は発送しようとするときは、東大和市教育委員会を表す「大」及び学校を表す3文字以内の文字並びに収受又は発送の別を明示し、一連の収受番号又は発送番号(以下「収発番号」という。)を付さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、定例的な文書、軽易な文書、一時的に多数を発送する文書又は校長が承認した文書については、収発番号を付さないことができる。
3 収受文書に基づいて文書を発送しようとするときは、収受文書の収受番号をもって発送しなければならない。
4 収発番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日にとどめる。
(文書の収受)
第11条 学校に到達した文書は、文書取扱主任が収受し、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書等以外の文書を収受したときは、全て開封し、余白に収受日付印を押す。
(2) 親展文書等を収受したときは、開封しないで余白に収受日付印を押す。
(1) 開封した文書のうち登録を要する文書 収受文書件名簿に登録すること。
(2) 親展文書等及び現金等を添えてある文書 親展文書等収受簿に登録すること。
(登録の省略)
第13条 前条の規定にかかわらず、文書取扱主任は、収受すべき文書のうち次に掲げるものについては、登録を省略することができる。
(1) 新聞、雑誌その他これらに類するもの
(2) 広告物その他これに類するもの
(3) 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易と認められるもの
(4) その他登録の必要性を認めないもの
(1) 親展文書等 名あて人に直接配布し、親展文書等収受簿に受領印を徴すること。
(2) 現金等を添えてある文書 会計管理者へ送付し、親展文書等収受簿に受領印を徴すること。
(起案文書の作成)
第15条 起案文書の作成は、回議用紙によらなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 定例的な文書又は軽易な文書で文書処理カードで処理できるもの
(2) 処理方法について、別に定めがあるもの
(起案文書の作成についての留意事項)
第16条 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、原則として、1事案につき1起案とすること。
(2) 件名は、内容のよくわかる標題を付けること。
(3) 用字、用語、送り仮名等については、東大和市公文規程(昭和45年訓令甲第4号)の例によること。
(4) 事案の骨子は、内容の要点を平易、簡潔かつ明りょうに書くこと。
(5) 関係書類を必要とする場合は、その全文若しくはその要領を記載し、又は当該関係書類を添えること。
(6) 収受文書に基づいて起案する場合は、当該収受文書を添えること。
(7) 合議又は供覧を必要とする場合は、合議先又は供覧先を明記すること。
(8) 施行期日が予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審査の機会を失わないようにすること。
(9) 起案文書の訂正は、訂正を必要とする部分に2線を引き、削除した文字等を明らかに読み得るようにしておき、その箇所に起案者の認印を押し、その上部又は余白に正しく書き直すこと。
(10) 急を要する文書又は秘密文書については、回議用紙の急・秘を赤丸で囲むこと。
(文書の合議)
第17条 起案者は、起案文書の内容が他の職員に関係を有する場合は、文書取扱主任を経て、他の関係を有する職員に合議し、決裁責任者の決議を受けなければならない。
2 起案文書の内容に関係を有する職員は、合議を受けたときは、直ちに内容を審査し、同意若しくは不同意を決定し、又は意見等を付し、起案者に戻すものとする。
(文書の供覧等)
第18条 文書取扱主任は、通知文書、報告文書等で、回答又は意思決定(以下「回答等」という。)のための起案の要因とならない文書については、文書処理カードに「供覧」の表示をし、文書取扱主任欄に押印した後、決裁責任者の閲覧に供するものとする。
2 文書取扱主任は、回答等の起案を要し、かつ、その内容が定例的又は軽易なものと判断した文書については、文書処理カードに「とりあえず供覧」の表示をするとともに、文書取扱主任欄に押印に代えて「レ」印をし、決裁責任者に送付するものとする。
3 前項の規定により、文書の送付を受けた決裁責任者は、文書取扱主任の判断に誤りがないと認めたときは、当該決裁欄に押印に代えて「レ」印をし、担当者を指定し、文書処理カード又は口頭により当該文書の処理を指示するものとする。
4 前項の規定により、指示を受けた担当者は、当該文書処理カードにより、起案を行うものとする。
(文書の発信者名)
第19条 学校外へ発送する文書の発信者名は、校長名とする。
(文書の審査)
第20条 起案者は、起案文書を決裁に回付するときは、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、起案文書が秘密文書(校長が自ら起案者となる秘密文書を除く。)に属するときは、副校長の審査を受けなければならない。
(浄書等)
第21条 施行を要する文書の浄書及び印刷は、起案者が行うものとする。ただし、必要に応じて浄書及び印刷を外注その他の方法により行うことができる。
(照合等)
第22条 起案者は、浄書後の文書と起案文書又は原稿を照合し、校正しなければならない。
(公印及び契印)
第23条 施行を要する文書には、東大和市教育委員会公印規程(昭和42年教委規程第1号)に定めるところにより公印を押印する等の処理をし、原則として決裁済の起案文書と契印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易と認められる文書については、「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、起案者が行うものとする。
2 起案者は、文書を発送しようとするときは、発送文書件名簿に必要事項を記載しなければならない。
(文書の保管)
第25条 文書取扱主任は、目的の保管文書がいつでも取り出せるようにしておかなければならない。
(文書の保管の方法)
第26条 保管文書は、未完結文書及び完結文書のうち現年度に属する文書と完結文書のうち前年度に属する文書とを分けて保管するものとする。
(文書の移換え)
第27条 文書取扱主任は、ファイル担当者をして、保管文書の移換えを毎年度末に行うものとする。
(保管期間)
第28条 保管文書のうち完結文書は、執務室において文書の完結した日の属する年度の翌年度の末日まで(以下「保管期間」という。)保管しなければならない。
(文書の編さん及び引継ぎ)
第29条 文書取扱主任は、ファイル担当者をして、保管期間が完了した完結文書を次に掲げるところにより編さんをしなければならない。ただし、保存年限が1年の完結文書については、この限りでない。
(1) 編さん区分は、会計年度の区分とする。
(2) 相互に密接な関連を有する複数の完結文書が保存年限を異にする場合は保存年限の長い方の完結文書の保存年限により、分類項目を異にする場合は主たる完結文書の分類項目により整理する。
(3) 編さんを終了した完結文書は、文書保存箱に収納し、当該文書保存箱の所定欄及びファイル基準表に必要事項を記載する。
2 前項の規定により文書保存箱に収納した完結文書は、毎年4月末日までに引継ぎをしなければならない。
(文書の保存)
第30条 文書取扱主任は、引継ぎが終わった保存文書を保存し、及び管理し、盗難、紛失等の予防に努めなければならない。
2 保存文書は、所在位置を明確にし、いつでも閲覧できるようにしておかなければならない。
(保存年限)
第31条 完結文書の保存年限は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年
(2) 20年
(3) 10年
(4) 5年
(5) 3年
(6) 1年
2 前項の規定にかかわらず、校長は、特に必要と認める完結文書については、必要とする期間に限り、保存年限を超えて保存することができる。
(保存年限の計算)
第32条 完結文書の保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(文書の廃棄)
第33条 校長は、保存年限を経過した完結文書については、文書取扱主任をして、速やかに廃棄しなければならない。
2 校長は、前項の規定により完結文書を廃棄したときは、ファイル担当者をして、ファイル基準表に必要事項を記載しなければならない。
(文書の廃棄上の留意事項)
第34条 文書取扱主任は、秘密文書又は他に悪用されるおそれのある文書については、裁断等適切な方法で処理しなければならない。
(委任)
第35条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成20年2月21日教委訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日教委訓令第4号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
