○東大和市公文規程
昭和45年10月1日
訓令甲第4号
(通則)
第1条 公文書の作成に用いる文(以下「公文」という。)の文体、用語、用字、形式等に関しては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(公文書の作成基準)
第2条 公文書を作成するに当たつては、常に次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 正しく、分かりやすい文章にすること。
(2) 特殊な言葉や、難しい言葉は用いないで、日常使い慣れている平易な言葉を用いること。
(3) 抵抗なく読むことができ、意味がすぐ分かる文章にすること。
(4) 聞いても、よく意味が分かる文章にすること。
(公文の種類及び定義)
第3条 公文の種類及び定義は、次のとおりとする。
(1) 例規文 条例又は規則を制定し、又は改廃するための文書の作成に用いる文
(2) 議案文 議会に議案を提出するための文書の作成に用いる文
(3) 公布文 条例又は規則を公布するための文書の作成に用いる文
(4) 告示文 告示(公告を含む。)を発するための文書の作成に用いる文
(5) 訓令文 職務執行上の基本的事項等について所属の機関又は職員に対し発する命令に用いる文
(6) 通知文
ア 照会 ある事項について問い合わせる場合に発するもの
イ 回答 問合せに対し、一定の事項を知らせる場合に発するもの
ウ 報告 一定の事項若しくは意見を上司等に対し知らせる場合又は与えられた任務の遂行の結果を上司等に対し述べる場合に発するもの
エ 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
オ 通達 指揮監督権に基づいて所属の機関又は職員に対し、職務執行上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示する場合に発するもの
カ 依命通達 補助職員が上司の命を受けて自己の名で通達する場合に用いるもの
キ 申請 上司又は上級官庁に対し、許可、認可、補助等の指命を求める場合に発するもの
ク 進達 上司又は上級官庁に対する申出を取り次ぎ、又は自ら意見を述べる場合に用いるもの
ケ 願、届 願は、許可等を受けるために一定の事項を申し出るものであり、届は、法令等に基づいて一定の事項を申し出る場合に用いるもの
コ 依頼 一定の事項を頼む場合に発するもの
サ その他 協議、諮問、答申等
(7) その他の文 証明書、感謝状、契約書その他の文書の作成に用いる文
(文体及び形式)
第4条 公文は、左横書きとする。ただし、法令により様式が縦書きと定められているものその他縦書きが適当と認められるものについては、この限りでない。
2 文体は、原則として口語体とし、常体(「である」体)を用いる。ただし、通知文は、なるべく敬体(「ます」体)を用いる。
3 分かりやすい文にするために、なるべく1文を短くし、主語と述語の関係を明らかにする。
4 分かりづらい表現や曖昧な言葉を避ける。
5 文章には、一見して内容の趣旨が分かるように簡単な標題を付けるとともに、「通知」「回答」のような文章の性質を表す言葉を付ける。
6 内容に応じ、なるべく箇条書を取り入れる。
(用字及び用語)
第5条 用字は、原則として漢字及び平仮名を用いるものとし、次に掲げるものに定めるところによる。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(3) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)
(4) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(5) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
2 ローマ字を用いる場合は、ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)に定めるところによる。
3 数字は、原則としてアラビア数字を用いるものとし、3位ごとにコンマで区切るものとする。
4 外国の地名及び人名並びに外来語は、原則として片仮名を用いる。
5 前各項に規定するもののほか、公文の作成に当たつては、「公用文作成の考え方」の周知について(令和4年1月11日付け内閣文第1号内閣官房長官通知)に定めるところによる。
第6条 削除
2 前項の規定により形式の定められた公文以外の公文の形式については、市長が別に定めるところによる。
(補則)
第8条 この規程に定めるもののほか、公文について必要な事項は、市長が別に定める。
付則
この規程は、昭和45年10月1日から施行する。
付則(昭和50年2月5日訓令甲第3号)
この規程は、昭和50年2月5日から施行する。
付則(昭和53年3月22日訓令甲第6号)
この規程は、昭和53年4月1日から施行する。
付則(昭和55年12月23日訓令甲第14号)
この規程は、昭和56年1月1日から施行する。
付則(昭和56年10月23日訓令第18号)
この訓令は、昭和56年10月23日から施行する。
付則(平成5年3月31日訓令第12号)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成19年2月16日訓令第13号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月5日訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年1月7日訓令第1号)
この訓令は、平成23年1月7日から施行する。
附則(平成27年3月27日訓令第9号)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
2 改正後の別表第5の規定は、この訓令の施行の日以後に、東大和市文書管理規則(平成16年規則第15号)第22条第1項の規定による文書課長の審査を受ける訓令文から適用する。
附則(令和3年3月31日訓令第18号)
この訓令は、令和3年3月31日から施行する。
附則(令和4年3月30日訓令第11号)
この訓令は、令和4年3月30日から施行する。
