○東大和市文書管理規則

平成16年5月26日

規則第15号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書等の収受等(第7条―第13条)

第3章 文書等の処理(第14条―第16条)

第4章 文書等の作成等(第17条―第22条)

第5章 文書等の発送(第23条―第26条の3)

第6章 文書等の保存等及び引継ぎ(第27条―第32条)

第7章 文書等の保存及び消去等(第33条―第38条)

第7章の2 電磁的記録の保存の特例(第38条の2)

第8章 秘密文書の取扱い(第39条―第42条)

第9章 雑則(第43条)

附則

第1章 総則

(通則)

第1条 東大和市(以下「市」という。)の文書等の管理については、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びフィルムであって、職員が組織的に用いるものをいう。

(2) 電磁的記録 職務上作成し、又は取得した電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、職員が組織的に用いるものをいう。

(3) 電子文書 前号に規定する電磁的記録のうち、第5号に規定する文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録するものをいう。

(4) 文書等 文書及び電磁的記録をいう。

(5) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、保存、保管、消去、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を行うシステムをいう。

(6) 起案文書 事案処理の決裁を求めるために起案した文書等をいう。

(7) 供覧文書 事案処理の決裁を求める必要のない文書等で第15条第1項の規定による指示により閲覧に供するものをいう。

(8) 資料文書等 起案文書及び供覧文書以外の文書又は常時使用する必要のない電磁的記録で、第35条第1項又は第2項の規定による保存期間を定める必要がないものをいう。

(9) 秘密文書 法令等の規定により秘密扱いとされている文書等及び事案の性質上秘密を要すると認められる文書等をいう。

(12) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(地方公共団体、国等の情報交換手段の確保のため整備された通信ネットワークをいう。)の電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(13) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(事案決定の原則)

第3条 事案の決定は、起案文書に当該事案の決定権者が決裁する方法により行わなければならない。

2 前項に規定する決裁方法は、別に定める事務の決裁に関する規程によるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、起案文書により決定する暇がない場合は、起案文書以外の方法により決定することができる。この場合において、当該事案の決定後、処理経過を起案文書により報告しなければならない。

(文書等の取扱いの原則)

第4条 文書等の収受、起案、保存、保管、消去、廃棄等をするときは、原則として、文書管理システムを用いて行うものとする。

2 文書等は、正確及び迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるようにしなければならない。

(文書取扱責任者及びファイル担当者の設置)

第5条 文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を適正かつ円滑に行うため、課に文書取扱責任者及びファイル担当者それぞれ1人以上を置く。

2 文書取扱責任者は、課の各係長をもって充てる。ただし、主管課長が必要と認めるときは、その指名する職員をもってこれに充てることができる。

3 文書取扱責任者は、その所属する課における次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書等の収受及び処理の促進に関する事務

(2) 起案文書の審査に関する事務

(3) 文書事務の指導及び改善に関する事務

(4) 文書管理システムの円滑な運用に関する事務

(5) 前4号に掲げるもののほか、文書等の取扱いに関し必要な事務

4 文書取扱責任者が、出張、休暇その他の理由により一時的に不在のときは、主管課長が指名する職員が、その事務に従事する。

5 主管課長は、その所管する課の職員のうちからファイル担当者を指名するものとする。

6 ファイル担当者は、文書取扱責任者を補佐するとともに、その所属する課の文書等の整理、保存及び保管並びに移換え及び引継ぎに関する事務に従事する。

(文書記号及び文書番号)

第6条 収受した文書等には、市を表す「大」の文字、部及び課を表すこれらの頭文字並びに「収」の文字を合わせた記号を表示するとともに、各課別に一連の番号を付するものとする。

2 発送する文書等には、市を表す「大」の文字、部及び課を表すこれらの頭文字並びに「発」の文字を合わせた記号を表示するとともに、各課別に一連の番号を付するものとする。

3 文書課長は、前2項の規定により難いと認めるときは、当該各項の記号(以下これらを「文書記号」という。)を別に定めることができる。

4 前3項の規定にかかわらず、軽易な文書等、定例的な文書等若しくは一時に大量に収受し、若しくは発送する文書等又は文書課長と協議して承認を受けた文書等については、文書記号並びに第1項及び第2項の一連の番号(以下これらを「文書番号」という。)を付さないことができる。

5 収受した文書等に基づいて発送する文書等には、その収受した文書等に付した文書記号及び文書番号を表示するものとする。

6 同一事件に関する文書等の文書記号及び文書番号は、原則として、完結するまでの間同一の文書記号及び文書番号を用い、必要に応じて文書番号に枝番を付するものとする。

7 文書番号は、暦年により管理する必要があるものを除き、毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日で終わる。

8 前項の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示等の文書等は、総務部文書課(以下「文書課」という。)(行政委員会、監査委員及び議会(以下「行政委員会等」という。)における規則、訓令、告示等の文書等については、行政委員会等の庶務担当課)においてそれぞれの種別ごとに暦年による一連の番号を付し、条例公布番号簿、規則公布番号簿、訓令番号簿又は告示・公示・公告番号簿に登録するものとする。

第2章 文書等の収受等

(市役所に到達した文書の取扱い)

第7条 市役所に到達した文書は、文書課において受領する。

2 前項の規定にかかわらず、一時に大量に受領しなければならない文書及び各課の窓口で受領する必要のある文書については、主管課において受領することができる。

(文書の配布)

第8条 文書課長は、前条第1項の規定により文書課において受領した文書の封筒に受領印を押し、次に掲げるところにより処理するものとする。この場合において、封筒の表示により主管課が明らかな文書は開封しないで文書交換箱により配布し、封筒の表示では主管課が明らかでない文書は開封して内容を確認し、文書交換箱により配布する。

(1) 親展文書(名宛人自身で開封することが要求され、「親展」又はこれに類する表示のある文書をいう。以下同じ。)は、開封しないで、親展文書等受領簿に必要事項を記載し、名宛人に直接配布する。ただし、文書課長が親展文書として取り扱う必要がないと認めたものについては、親展文書等受領簿への必要事項の記載を省略することができる。

(2) 書留等文書(書留(現金書留を除く。)、内容証明、配達証明、特定記録及び特別送達の扱いの文書並びに電報による文書をいう。)は、親展文書等受領簿に記載すべき事項を、電磁的記録として登録する。

(3) 現金書留の扱いの文書は、開封しないで、金券受領簿に必要事項を記載し、会計課に直接配布する。

(4) 開封した文書のうち現金又は金券が同封されている文書は、金券受領簿に必要事項を記載し、会計課に直接配布する。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、受領印を押さずに配布することができる。

(1) 図書印刷物(定期又は不定期の刊行物をいう。)、年賀状、広告その他これらに類する文書

(2) 一時に大量に受領しなければならない文書であって、かつ、配布すべき主管課が明らかなもの

(2以上の課に関係する文書)

第9条 2以上の課に関係する文書は、文書課長が最も関係の深い課を主管課として決定し、前条の規定により処理するものとする。

(時間外到達文書)

第10条 執務時間外に到達した文書は、総務部総務管財課において受領し、直近の執務が行われる日に文書課に引き継がなければならない。

(配布された文書の回付)

第11条 配布された文書のうち主管課において処理する文書でないと認める文書は、直ちに文書課に回付しなければならない。

(文書の収受)

第12条 主管課長は、文書交換箱により配布された文書及び第7条第2項の規定により受領した文書を収受するときは、書面に記載されている事項を光学画像読取装置により読み取って電子化した電磁的記録(以下「電子化文書」という。)を電子文書として取り扱うものとする。ただし、収受した文書を電子化することにより、事務処理の効率化等の観点から合理的でないと認める場合は、この限りでない。

2 主管課長は、電子化の対象となった文書と電子化文書とを照合し、当該電子化文書に係る件名、収受年月日等を文書管理システムに入力し、登録するものとする。

3 主管課長は、電子化の対象となった文書を一定期間経過後廃棄するものとする。

(通信回線の利用により受領した電磁的記録の取扱い)

第13条 第7条から前条までの規定にかかわらず、電磁的記録の受領は、通信回線を利用して行うことができる。

2 前項の規定にかかわらず、特別の事情があると認めるときは、光ディスク、磁気ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3 前2項の規定により受領した電磁的記録は、原則として、電子文書として収受するものとし、文書管理システムに文書の件名、収受年月日等の所要事項を入力し、登録するものとする。

第3章 文書等の処理

第14条 削除

(主管課長の文書処理等の指示)

第15条 主管課長は、第12条及び第13条の規定により収受した文書等について、主管係を決定し、主管係長に次に掲げる事項を指示するものとする。

(1) 起案文書の作成又は供覧文書の扱いの区分

(2) 起案文書については、次に掲げる事項

 決裁区分

 回答要否

 処理期限

 合議先

(3) 供覧文書については、閲覧に供する者の範囲

(4) 処理方針その他処理に必要な事項

2 主管課長は、その処理について上司の指示又は承認を受ける必要があると認める重要な文書等については、直接上司の指示又は承認を受けなければならない。

(係長等の文書処理等)

第16条 主管係長は、前条第1項の規定による指示が起案文書の作成に係るものであるときは、処理案を自ら起案し、又は担当の者に必要な指示をして処理案を起案させるものとする。

2 主管係長は、前条第1項の規定による指示が供覧文書の扱いに係るものであるときは、当該文書を閲覧に供するものとする。

第4章 文書等の作成等

(起案)

第17条 起案文書は、原則として、文書管理システムに、件名、事案の骨子その他必要な事項を入力し、起案した旨を電子的に表示し、記録する方式により作成するものとする。

2 主管課長は、第12条第1項ただし書の規定により電子化しない文書を起案文書に添える必要があると認めるときは、これを起案文書の別紙として回付することができる。

3 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文書等は、原則として、1事案につき1起案とすること。

(2) 件名及び事案の骨子等は、平易・簡潔・明瞭に過不足なく入力すること。

(3) 起案文書には、根拠法令の抜粋、経費に関する事項その他事案の処理に必要な事項を入力し、又は当該事項に係る資料を添えること。

(4) 収受した文書等に基づいて起案する場合は、当該収受した文書等を添えること。

(5) 施行期日の予定されている事案は、決裁を受けることができる期間を確保して起案文書を作成すること。

(6) 急を要する起案文書又は秘密を要する起案文書については、「急」又は「秘」を入力すること。

4 決裁区分は、別に定める事務の決裁に関する規程によるものとする。

(文書等の発信者名)

第18条 市長(行政委員会等にあっては、市長又は行政委員会等の長。以下この条、第20条並びに第24条第1項及び第4項において同じ。)の権限に属する事務に関して発送する文書等を作成する場合は、市長名を用いなければならない。ただし、許可、認可、証明、確認その他市民等の権利又は義務に係るものを除き、次の各号に掲げる文書等については、それぞれ当該各号に定める発信者の職氏名を用いることができる。

(1) 市長以外の者を宛先とする照会に対する回答の文書等で、回答の内容が、宛先の者の専決事案となっているもの 宛先となっている市長以外の者の職氏名

(2) 特に裁量の余地のない軽易な事案に係る文書等で、市長名を用いる必要がないと認められるもの 当該事案が専決事案となっている者の職氏名

2 軽易な事案に係る文書等を作成する場合は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3 附属機関が発送する文書等を作成する場合は、その機関名及び代表者の職氏名を用いるものとする。

(合議又は審査の方法)

第19条 事案の決定に当たり、合議又は審査を必要とする場合は、当該事案の合議し、又は審査する者に当該事案に係る起案文書を回付して合議又は審査を求める方法により行うものとする。

(合議)

第20条 起案文書は、当該起案文書の内容が他の部課に関係を有する場合は、次の各号に掲げる場合に応じ、それぞれ当該各号に定める順序により合議しなければならない。

(1) 市長決裁を要する事案又は副市長(行政委員会等にあっては、副市長又は行政委員会等の長)の専決事案の場合 主管部長(部を置かない行政委員会等にあっては、行政委員会等の長又は課長)の承認を得た後、関係課長及び関係部長に合議し、決定権者の決裁を受けること。

(2) 部長の専決事案の場合 主管課長の承認を得た後、関係課長及び関係部長に合議し、主管部長の決裁を受けること。

(3) 課長の専決事案の場合 関係課長に合議した後、主管課長の決裁を受けること。

2 合議を求められた者は、直ちに内容を検討し、同意若しくは不同意を決定し、又は意見を付し、主管課長に回付するものとする。

3 前項の場合において、合議を求められた者は、合議に日数を要する場合は、その日数及び理由等を主管課長に通知するものとする。

(審査)

第21条 起案文書は、文書取扱責任者の審査を受けなければならない。

2 条例、規則、訓令等の制定若しくは改廃に関する起案文書、告示等に関する起案文書又は市議会に提出する議案等に関する起案文書については、主管課において作成し、文書課長(告示等に関する起案文書にあっては、行政委員会等の庶務担当課長。次項において同じ。)の審査を受けなければならない。

3 文書課長は、審査の結果、文書等の内容を改める必要があると認めたときは、その旨を指示して起案担当者に回付するものとする。

(条例等の庁議提出原案審査)

第22条 条例、規則、訓令等の制定又は改廃に関する起案文書の原案で庁議に提出するものについては、文書課長の審査を受けなければならない。

2 前条第3項の規定は、前項の審査について準用する。

第5章 文書等の発送

(文書等の発送)

第23条 主管課長は、文書等を発送しようとするときは、文書管理システムに宛名、発送年月日等の所要事項を入力しなければならない。

(公印及び契印)

第24条 市長名で発送する文書は、東大和市公印規則(昭和45年規則第16号)(行政委員会等にあっては、同規則又は行政委員会等の公印に関する規則若しくは規程)の定めるところにより公印を押印し、原則として、決裁済みの起案文書を紙に印刷したものと契印するものとする。

2 市長名又は行政委員会等名で発送する文書のうち主管課長の専決事案に係る文書(契約書、協定書その他これらに類する文書を除く。)又は軽易若しくは定例的な事務に係る文書に公印を押印する場合は、課専用印を使用することができる。

3 前2項の規定にかかわらず、特に軽易な文書等については、「公印省略」の表示をして公印の押印を省略することができる。

4 第18条第1項ただし書の規定により市長名以外の職氏名で発送する文書は、当該職名に係る公印があるときは、当該公印を押印するものとする。ただし、特に軽易な文書等については、前項の規定に準じて公印の押印を省略することができる。

(発送方法等)

第25条 文書の発送は、文書課において郵送、使送等により行うものとする。ただし、主管課で直接発送する必要のある文書については、主管課において発送することができる。

(郵送方法)

第26条 主管課長は、文書を郵送により発送しようとする場合は、当該文書に必要事項を記載した郵便物差出依頼票を添えて、文書課長に提出しなければならない。

2 文書課長は、前項の規定による依頼を受けた文書を郵送しようとする場合は、原則として料金後納によるものとする。この場合においては、当該文書に料金後納郵便物差出票を添えて、郵便局に差し出さなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、前条ただし書の規定により主管課で直接郵送する場合は、郵便切手によることができる。この場合において、主管課長は、その受払状況を明確にしておかなければならない。

(通信回線の利用による発送)

第26条の2 第24条から前条までの規定にかかわらず、電磁的記録の発送は、通信回線を利用して行うことができる。

(電子署名)

第26条の3 総合行政ネットワーク文書を通信回線を利用して発送する場合は、電子署名を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。

第6章 文書等の保存等及び引継ぎ

(保存等の原則)

第27条 主管課長は、電子文書を文書管理システムに記録して保存するものとする。

2 主管課長は、電子文書以外の文書等を、原則として、文書等を保管するための書棚(以下「キャビネット」という。)に保管するものとする。この場合において、その収納の形態及び場所を文書管理システムに入力しなければならない。

3 ファイル担当者は、前2項の規定により保存し、又は保管している文書等を常時整理しておくものとする。

(保管場所)

第28条 前条第2項の規定により文書等をキャビネットに保管する場合は、完結していない文書等及び当該年度において完結した文書等をキャビネットの上段に、前年度において完結した文書等をキャビネットの下段にそれぞれ収納するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書等については、キャビネット以外のものに収納することができる。この場合においては、その収納の形態及び場所を文書管理システムに入力しなければならない。

3 文書等の保管に当たっては、紛失、火災、盗難等に対する予防の措置を講ずるものとする。

(移換え)

第29条 第27条第2項の規定により保管している文書等の移換えは、キャビネットの上段に収納している文書等をキャビネットの下段に移して行うものとする。

2 ファイル担当者は、前項の移換えを、毎年度末に行うものとする。

(引継ぎ)

第30条 主管課長は、前条の規定による移換えをした文書等のうち、保存期間が1年を超える文書等を文書保存箱に収納し、文書等が完結した日の属する年度の翌々年度の4月末日までに文書課長に引き継がなければならない。

2 主管課長は、前項の規定により文書等の引継ぎをしたときは、速やかに文書管理システムに保存場所を入力しなければならない。

(保管している文書等の課外貸出し)

第31条 主管課長が保管している文書等の貸出しを受けようとする他の課の職員は、当該主管課長の承諾を受けなければならない。

(保管している文書等の廃棄)

第32条 主管課長は、完結した資料文書等及び第30条第1項の規定による引継ぎをしなかった文書等を速やかに廃棄するものとする。この場合においては、第38条第2項及び第3項の規定を準用する。

第7章 文書等の保存及び消去等

(保存の原則)

第33条 文書課長は、第30条第1項の規定により引き継いだ文書等を書庫に保存するものとする。この場合においては、紛失、火災、盗難等に対する予防の措置を講ずるものとする。

2 前項の規定により保存する文書等は、所在位置を明確にし、いつでも貸出し及び閲覧ができるようにしておかなければならない。

(保存期間の種別)

第34条 文書等の保存期間の種別は、次に掲げるとおりとする。

(1) 長期

(2) 10年

(3) 5年

(4) 1年

(保存期間の設定)

第35条 主管課長は、前条の保存期間の種別に基づき文書等の保存期間を定めるものとする。この場合においては、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料的価値等を考慮し、かつ、別表の定めを基準として保存期間を定めるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、次の各号に掲げる文書等については、当該各号に定める期間を考慮して別に保存期間を定めることができる。この場合においては、あらかじめ文書課長の承認を得なければならない。

(1) 法令等に保存期間の定めのある文書等 当該法令等の定める期間

(2) 時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書等 当該時効の期間

(3) その他特別な理由により保存する必要がある文書等 当該特別な理由が存する期間

3 主管課長は、特に必要があると認めるときは、前2項の規定により定めた文書等の保存期間を変更することができる。この場合においては、前項後段の規定を準用する。

(保存期間の起算)

第36条 文書等の保存期間は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2 前項の規定にかかわらず、暦年により管理する必要がある文書等については、当該文書等の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(保存している文書等の貸出し等)

第37条 第33条第1項の規定により文書課長が保存している文書等について貸出しを受け、又は閲覧しようとする主管課の職員は、保存文書貸出等簿に必要事項を記入しなければならない。

2 前項の規定により貸出しを受けた主管課の職員は、貸出期間中、文書貸出カードを貸出しを受けた文書等の所在位置に置いておかなければならない。

3 貸出期間は、1週間以内とする。ただし、やむを得ない理由により貸出期間の延長を必要とするときは、文書課長の承認を受けるとともに保存文書貸出等簿に必要事項を記入しなければならない。

(保存している文書等の消去等)

第38条 主管課長は、電子文書のうち保存期間が経過したものを速やかに消去するものとする。この場合において、消去年月日を文書管理システムに入力しなければならない。

2 文書課長は、第33条第1項の規定により保存している文書等のうち保存期間が経過した文書等を、主管課長の確認を得た後、速やかに廃棄するものとする。この場合において、廃棄年月日を文書管理システムに入力しなければならない。

3 前2項の規定により消去し、又は廃棄しようとする文書等が秘密文書又は個人に関する情報が入力され、又は記載された文書等である場合は、外部に漏えいしないよう適切な方法で消去し、又は廃棄しなければならない。

第7章の2 電磁的記録の保存の特例

第38条の2 第6章及び前章の規定にかかわらず、主管課長は、常時使用する必要のある電磁的記録(電子文書を除く。以下この条において同じ。)を、電子計算組織に保存することができる。

2 前項の電子計算組織は、あらかじめ市長の指定を受けなければならない。

3 主管課長は、前項の規定により電子計算組織に電磁的記録を保存する場合は、当該電磁的記録の改ざん、漏えい等を防止する措置をとらなければならない。

4 主管課長は、電子計算組織に保存している電磁的記録の名称(相互に密接な関連性を有する電磁的記録がある場合は、これらを一体としてまとめたものの名称)、電子計算組織の設置場所等を文書管理システムに入力するものとする。

5 主管課長は、第1項の規定により電子計算組織に保存している電磁的記録について、常時使用する必要がなくなったと認めたときは、第34条及び第35条の規定により当該電磁的記録の保存期間を定め、当該電子計算組織により保存することができる。

6 主管課長は、電磁的記録のうち保存期間が経過した電磁的記録を速やかに消去するものとする。この場合においては、前条第1項後段及び第3項の規定を準用する。

第8章 秘密文書の取扱い

(秘密文書の指定)

第39条 主管課長は、第17条第3項第6号の規定により作成された秘密を要する起案文書及び当該起案文書以外の文書等で秘密文書に該当すると認めるものについて、秘密文書の指定をするものとする。この場合においては、当該指定の際秘密文書として取り扱う期間を定めるものとする。

(秘密文書の取扱い)

第40条 前条の規定により秘密文書の指定を受けた文書等は、入力内容及び記載内容が外部に漏えいしないよう細心の注意を払って取り扱わなければならない。

2 秘密文書の指定を受けた文書等の全部又は一部を複写する場合は、複写の部数(当該複写した文書を配布する場合は、複写の部数及び配布先)を明確にして主管課長の許可を得なければならない。

3 前項の規定により複写した文書等については、「部外秘」等の表示をして、前2項の規定に準じて取り扱わなければならない。

(秘密文書の保管)

第41条 主管課長は、秘密文書の指定をした文書等を保管する場合は、他の文書等と区別して保管しなければならない。

(秘密文書の指定の解除)

第42条 主管課長は、秘密文書の指定をした文書等で第39条の期間を経過しないものについて、前2条に規定する取扱いの必要がないと認めたとき、又は東大和市情報公開条例(平成15年条例第22号)第7条若しくは第9条の規定により公開の決定があったときは、第39条の規定による秘密文書の指定を解除することができる。

第9章 雑則

(補則)

第43条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

1 この規則は、平成16年6月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際現に東大和市文書管理規程を廃止する規程(平成16年訓令第23号)による廃止前の東大和市文書管理規程(平成5年訓令第15号。以下「旧規程」という。)の規定に基づきしている文書の保管、保存その他の行為は、この規則の相当規定に基づきしている文書の保管、保存その他の行為とみなす。

3 この規則の施行の際、旧規程の様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(平成19年2月19日規則第10号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年3月25日規則第40号)

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(平成20年9月1日規則第73号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成22年5月10日規則第40号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成23年3月30日規則第20号)

1 この規則は、平成23年4月1日から施行する。

2 この規則の施行の際改正前の東大和市文書管理規則第9号様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

(平成26年3月31日規則第14号)

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年3月31日規則第19号)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

(平成29年3月31日規則第45号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

(平成31年3月27日規則第12号)

この規則は、公布の日から施行する。

(令和2年3月30日規則第15号)

1 この規則は、令和2年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。ただし、別表起案文書の部審査請求等に関するものの項の改正規定は、公布の日から施行する。

2 改正後の東大和市文書管理規則の規定は、施行日以後に作成された文書等について適用し、施行日前に作成された文書等であって施行日以後に市役所に到達したものについては、なお従前の例による。

(令和4年3月23日規則第8号)

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年2月10日規則第2号)

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(令和5年2月22日規則第5号)

(施行期日)

1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(東大和市文書管理規則の一部改正に伴う経過措置)

5 暫定再任用短時間勤務職員は、第4条の規定による改正後の東大和市文書管理規則別表に規定する定年前再任用短時間勤務職員とみなす。

(令和5年12月26日規則第52号)

1 この規則は、令和6年1月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2 改正後の東大和市文書管理規則の規定は、施行日以後に収受又は作成された文書等について適用し、施行日前に収受又は作成された文書等については、なお従前の例による。

別表(第35条関係)

分類

区分

長期

10年

5年

1年

起案文書

市政の運営に関するもの

1 市政の運営に関する一般方針に関するもの

2 市が執行すべき事務事業に係る基本的な方針及び計画の設定、変更及び廃止に関するもの

部の重要な事務事業に係る方針及び計画に関するもの

1 部の事務事業に係る方針及び計画に関するもの

2 会計管理者又は部長が指揮監督する行政機関の運営に関するもの

 

行政処分等に関するもの

10年を超える有効期間の許認可等に係る行政処分に関するもの

5年を超え、10年以下の有効期間の許認可等に係る行政処分に関するもの

1年を超え、5年以下の有効期間の許認可等に係る行政処分に関するもの

諸証明等の軽易なもの

答申、建議及び報告に関するもの

 

重要な事項に係る答申、建議及び報告に関するもの

答申、建議及び報告に関するもの

軽易な事項に係る答申、建議及び報告に関するもの

市議会に関するもの

1 市議会の招集に関するもの

2 市議会に提出する議案の決定に関するもの

 

市議会からの照会に対する回答及び請願、陳情等に関するもの

 

広報及び広聴に関するもの

市が執行すべき事務事業に係る基本的な方針及び計画の広報及び広聴に関するもの

 

部の事務事業に係る方針及び計画の広報及び広聴に関するもの

部の事務事業に係る軽易又は定例的な広報及び広聴に関するもの

行政文書の公開等に関するもの

行政文書の公開等に係る基本的な方針等に関するもの

重要な行政文書の公開又は非公開の決定等に関するもの

行政文書の公開又は非公開の決定等に関するもの

軽易又は定型的な行政文書の公開又は非公開の決定等に関するもの

条例等に関するもの

条例、規則、訓令等の立案に関するもの

 

条例、規則、訓令等の審査依頼に関するもの

 

人事及び給与に関するもの

1 市長の指定する特別職に当たる者及び常勤の一般職の職員(東大和市職員の勤務時間・休日・休暇等に関する条例(平成20年条例第14号)第2条第2項に規定する定年前再任用短時間勤務職員を含む。)の任免並びにこれらの者に係る人事に関するもの

2 給料に関するもの

3 分限及び懲戒に関するもの

会計年度任用職員の任免に関するもの

1 各種手当等に関するもの及び休暇に関するもの

2 職務に専念する義務の免除に関するもの

3 出張、兼業及び兼職に関するもの

1 職員の配置等に関するもの

2 研修命令等に関するもの

予算及び決算に関するもの

1 予算に係る議案及び説明書

2 事務事業についての基本的な執行方針の決定に関するもので予算に係るもの

3 決算認定に関するもの

 

1 部又は課の事務事業の予算要求に関するもの

2 部又は課の事務事業についての執行計画に関するもので予算に係るもの

3 部又は課の事務事業の決算に関するもの

 

請負又は委託による事業に関するもの

特に重要な工事又は製造の請負に関するもので長期に保存する必要があるもの

予定価格が1,000万円以上の工事又は製造の請負に関するもの

予定価格が1,000万円未満の工事又は製造の請負に関するもの

 

物件(公有財産を除く。)の買入れ等に関するもの

特に重要な物件の買入れ等に関するもので長期に保存する必要があるもの

予定価格が500万円以上の物件の買入れ等に関するもの

1 予定価格が500万円未満の物件の買入れ等に関するもの

2 物品の出納、保管等に関するもの

物品の所属換えに関するもの

補助金等に関するもの

 

負担付きの寄附又は贈与に関するもの

補助金、分担金及び負担金の交付並びに寄附又は贈与に関するもの

 

損害賠償及び和解に関するもの

先例となる損害賠償額の決定及び和解に関するもの

重要な損害賠償額の決定及び和解に関するもの

損害賠償額の決定及び和解に関するもの

 

公有財産の取得、管理及び処分に関するもの

公有財産の取得及び処分に関するもの

公有財産の用途開始、変更及び廃止に関するもの

公有財産の使用許可、貸付け等に関するもの

公有財産の引継ぎ等に関するもの

審査請求等に関するもの

特に重要な審査請求及び訴訟に関するもの

重要な審査請求及び訴訟に関するもの

審査請求及び訴訟に関するもの

審査請求及び訴訟に係る軽易な諸手続等に関するもの

その他の事項に関するもの

特に重要なその他の事項に関するもので長期に保存する必要があるもの

特に重要なその他の事項に関するもの

その他の事項に関するもの

軽易なその他の事項に関するもの

図画、写真及びフィルム

法令に定める期間によるほか、時効期間又は行政運営上の必要性を考慮して保存期間を定める。

その他職務上取得した文書

特に重要なもので長期に保存する必要があるもの

5年を超えて保存する必要があるもの

1年を超えて保存する必要があるもの

左記以外のもの

備考 監査、検査等に係る文書については、当該監査、検査等の終わるまでの期間を考慮して保存期間を定めるものとする。

東大和市文書管理規則

平成16年5月26日 規則第15号

(令和6年1月1日施行)

体系情報
第5編 行政通則/第5章 文書・公印
沿革情報
平成16年5月26日 規則第15号
平成19年2月19日 規則第10号
平成20年3月25日 規則第40号
平成20年9月1日 規則第73号
平成22年5月10日 規則第40号
平成23年3月30日 規則第20号
平成26年3月31日 規則第14号
平成27年3月31日 規則第19号
平成29年3月31日 規則第45号
平成31年3月27日 規則第12号
令和2年3月30日 規則第15号
令和4年3月23日 規則第8号
令和5年2月10日 規則第2号
令和5年2月22日 規則第5号
令和5年12月26日 規則第52号